5S là phương pháp quản lý (sản xuất) của người Nhật, làm cơ sở cho các hệ thống và triểt lý quản lý sản xuất như TPS, TQM và LEAN Manufacturing. Mục đích chính của 5S là loại bỏ các lãng phí trong sản xuất, giảm thiểu các hoạt động không gia tăng giá trị, tạo ra một môi trường làm việc với tinh thần cải tiến, liên tục cải thiện tình trạng an toàn và chất lượng.

Tuy nhiên 5S không chỉ áp dụng trong sản xuất. Ngay trong công việc hàng ngày, 5S cũng có rất nhiều ứng dụng. Chỉ lấy ví dụ đơn giản, nếu các đồ dùng trong phòng bạn luôn ở đúng vị trí tối ưu, khi cần có thể tìm thấy ngay một cách tiện lợi nhất, là khi đó bạn đã vận dụng thành công nguyên tắc 5S cho cuộc sống của mình.

Hôm nay, VIJA Link sẽ hướng dẫn các bạn cách tạo ra môi trường làm việc lý tưởng với các nguyên tắc 5S nhé. 


1) SEIRI – SÀNG LỌC - Phân loại vật nào cần, vật nào không, loại bỏ vật không cần thiết. 

Lấy một ví dụ, nếu bạn chỉ thường xuyên dùng 2 loại giấy tờ trong 5 loại giấy tờ để trên bàn thì hãy cất bớt 3 loại kia đi để bàn làm việc chỉ có những giấy tờ cần thiết nhất. Khi đó, bạn vừa tiết kiệm thời gian, vừa bớt căng thẳng vì có quá nhiều vật dụng xung quanh.


2) SEITON – SẮP XẾP – Sắp xếp vật dụng sao cho gọn gàng dễ sử dụng

Trong công ty, hãy có chỗ riêng biệt để đồ dùng chung của công ty như dập ghim, kéo và có đánh số để mọi người có thể chủ động tìm thấy và sử dụng. 

3) SEISO – SẠCH SẼ - Thường xuyên vệ sinh nơi làm việc và đồ dùng một cách có ý thức.

Hãy bắt đầu bằng việc đơn giản như đều đặn hàng ngày dành 5 phút trước khi ra về để sắp xếp đồ gọn gàng trước khi ra về.


4) SEIKETSU – SĂN SÓC
– Duy trì cả 3S 

Môi trường làm việc lý tưởng không được xây dựng chỉ trong một ngày. Chỉ khi có thói quen duy trì cả 3S trên, bạn mới luôn giữ được môi trường làm việc thuân lợi và đem lại hiệu quả cao.


5) SHITSUKE - SẴN SÀNG - Tạo nề nếp đúng và đủ theo quy định đã đề ra.
5S không phải là chuyện của một cá nhân. Người đứng đầu tổ chức nên dành một buổi đào tạo để cả công ty nắm được những quy tắc đơn giản nhưng hữu ích này. Khi cả công ty đã hiểu về 5S, công ty có thể phân công một nhân viên đề ra các quy định, chế tài để việc thực hiện 5S được thường xuyên. Đây là việc VIJA Link đang thực hiện ngay tại văn phòng. Các trường hợp sai phạm sẽ bị phạt theo quy định để mọi người nâng cao ý thức tự giác.


Mọi người hãy siêng thực hiện 5S và biến 5S thành thói quen và lối sống để nâng cao tinh thần làm việc mỗi ngày nhé!

Nguồn: VIJA Link., JSC Consulting Team