Chuyển từ Việt Nam sang Nhật Bản làm việc với vai trò kỹ sư là một bước ngoặt lớn, không chỉ về chuyên môn mà còn về văn hóa. Đặc biệt, văn hóa công sở Nhật có những đặc trưng riêng biệt mà nếu không nắm rõ, đã có nhiều bạn gặp bỡ ngỡ, thậm chí là những hiểu lầm không đáng có trong quá trình sinh sống và làm việc. Bài viết này VIJA Link sẽ chia sẻ 5 lời khuyên thiết thực nhất, giúp các bạn kỹ sư mới dễ dàng hòa nhập và phát triển trong môi trường văn hóa Nhật đầy thử thách nhưng cũng rất chuyên nghiệp.
1. Học cách cúi chào và kính ngữ – Nền tảng của văn hóa công sở Nhật
Cúi chào và sử dụng kính ngữ (Keigo) không chỉ là phép lịch sự thông thường mà còn là một phần cốt lõi của văn hóa công sở Nhật. Đây là cách thể hiện sự tôn trọng đối với cấp trên, đồng nghiệp, khách hàng và đồng thời cũng thể hiện sự khiêm tốn của bản thân mình nữa
.
- Học cúi chào: Có nhiều kiểu cúi chào khác nhau tùy thuộc vào đối tượng và tình huống cụ thể(chào hỏi, cảm ơn, xin lỗi). Cúi chào 15 độ cho cấp dưới/đồng nghiệp ngang cấp, 30 độ cho cấp trên và 45-60 độ cho những dịp quan trọng hoặc thể hiện sự hối lỗi sâu sắc. Lưu ý cúi chào chậm rãi, dứt khoát và giữ lưng thẳng sẽ thể hiện sự tôn trọng các bạn nhé.
- Sử dụng Kính ngữ (Keigo): Đây là phần làm đau đầu các bạn kỹ sư Việt Nhất khi học và áp dụng. Kính ngữ có 3 loại chính: Tôn kính ngữ (Sonkeigo) để nói về hành động của người khác (đặc biệt là cấp trên, khách hàng), Khiêm nhường ngữ (Kenjōgo) để nói về hành động của mình một cách khiêm tốn và Lịch sự ngữ (Teineigo) dùng trong giao tiếp thông thường.
Đây là phần khó vì thế đừng cố gắng sử dụng kính ngữ quá phức tạp ngay từ đầu nếu bạn chưa vững. Hãy bắt đầu từ những mẫu câu lịch sự cơ bản (masu/desu) sau đó dần dần học các từ vựng và cấu trúc kính ngữ đơn giản. Luôn quan sát cách đồng nghiệp người Nhật nói chuyện và học theo. Sẽ có lúc bạn mắc lỗi nhưng đừng ngại nhờ giúp đỡ, người Nhật thường khá thông cảm với người nước ngoài đang cố gắng học ngôn ngữ của họ.
Hành động cúi chào là điều cực kỳ quan trọng ở Nhật mà cũng phải trải qua
2. Hiểu rõ quy tắc "Horenso" – Chìa khóa giao tiếp trong văn hóa công sở Nhật
"Horenso" là viết tắt của "Houkoku" (Báo cáo), "Renraku" (Liên lạc) và "Soudan" (Thảo luận). Đây là một triết lý giao tiếp cốt lõi trong văn hóa công sở Nhật, đặc biệt quan trọng để duy trì sự minh bạch, tránh rủi ro và đảm bảo công việc được trôi chảy.
- Houkoku (Báo cáo): Báo cáo kết quả công việc, tình hình dự án hoặc bất kỳ diễn biến quan trọng nào cho cấp trên một cách kịp thời và rõ ràng. Dù kết quả tốt hay xấu hãy báo cáo, đừng để cấp trên phải hỏi.
- Renraku (Liên lạc): Thông báo ngay lập tức về những thay đổi nhỏ, vấn đề phát sinh, hoặc bất kỳ thông tin nào có thể ảnh hưởng đến người khác.
- Soudan (Thảo luận/Tham vấn): Khi gặp vấn đề không thể tự giải quyết, hãy tham khảo ý kiến cấp trên hoặc đồng nghiệp trước khi hành động. Đừng tự ý đưa ra quyết định quan trọng mà không có sự đồng thuận. Người Nhật coi trọng việc tham vấn để tránh rủi ro và đảm bảo tính thống nhất.
Lời khuyên: Hãy chủ động thực hiện Horenso, ngay cả với những vấn đề nhỏ nhất. Thà báo cáo thừa còn hơn thiếu. Khi báo cáo, hãy trình bày ngắn gọn rõ ràng các điểm chính trước sau đó mới đi vào chi tiết. Đừng đợi cấp trên hỏi, hãy chủ động cập nhật. Điều này giúp xây dựng lòng tin và thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn trong văn hóa công sở Nhật.
Sơ đồ mô tả sơ qua nguyên tắc Horenso
Công việc ở Nhật Bản thường đề cao kết quả của cả tập thể hơn là cá nhân. Mọi thành viên phải phối hợp ăn ý và cùng nhau hướng tới mục tiêu chung. Sự tỉ mỉ và chú trọng chất lượng là yếu tố không thể thiếu.
- Tinh thần Wa (Hòa hợp): Trong văn hóa công sở Nhật, mọi người luôn cố gắng duy trì sự hòa hợp tránh xung đột trực tiếp. Khi có ý kiến khác biệt hãy trình bày một cách khéo léo, có căn cứ và tôn trọng ý kiến người khác. Mục tiêu là tìm ra giải pháp tốt nhất cho tập thể.
- Tỉ mỉ và chú trọng chi tiết (Kodawari): Người Nhật có sự chú trọng đặc biệt đến từng chi tiết nhỏ Một lỗi nhỏ cũng có thể bị xem xét rất kỹ. Với vai trò kỹ sư, bạn cần rèn luyện sự cẩn trọng, luôn kiểm tra kỹ lưỡng mọi thứ trước khi bàn giao. Áp lực này sẽ giúp bạn hình thành thói quen làm việc cẩn thận hơn.
Tinh thần làm việc nhóm của người Nhật đã rất nổi tiếng trên thế giới
4. Quản lý thời gian và tinh thần làm thêm giờ – Phần không thể thiếu của văn hóa công sở Nhật
Khái niệm về thời gian và làm việc thêm giờ ở Nhật Bản có thể khác biệt so với Việt Nam, đòi hỏi bạn phải thích nghi.
- Tính đúng giờ (Jikan Genshu): Đúng giờ là một quy tắc bất di bất dịch trong văn hóa công sở Nhật. Đi làm đúng giờ, tham gia họp đúng giờ là điều bắt buộc. Tốt nhất là đến sớm 5-10 phút để chuẩn bị. Đây cũng là những thứ để sếp cũng như quản lý đánh giá bạn khi mới vào làm việc.
- Làm thêm giờ ( Zangyo): Mặc dù chính phủ Nhật đang khuyến khích giảm giờ làm thêm, nhưng làm thêm giờ vẫn là một phần thực tế ở nhiều công ty, đặc biệt là vào các giai đoạn dự án cao điểm. Hầu hết các công ty đều trả lương làm thêm giờ rõ ràng. Tuy làm thêm giờ ở Nhật được coi như điều hiển nhiên nhưng mức lương mà nó mang lại cung không phải ít đâu nhé.
Đối với những bạn kỹ sư mới sang làm việc hãy lập kế hoạch công việc rõ ràng để quản lý thời gian hiệu quả. Ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng và hoàn thành đúng deadline. Nếu bạn phải làm thêm giờ, hãy làm việc thật hiệu quả, đừng "ngồi lì" chỉ để thể hiện sự chăm chỉ. Đừng ngần ngại sử dụng ngày phép của mình nếu bạn đã hoàn thành công việc và được cho phép.
Sắp xếp thời gian biểu hợp lý giúp bạn giảm thiểu áp lực công việc
5. Chủ động học hỏi và thích nghi – Yếu tố sống còn trong văn hóa công sở Nhật
Môi trường công sở Nhật Bản không phải lúc nào cũng "cầm tay chỉ việc". Bạn cần sự chủ động học hỏi từ những người đi trước hay những đồng nghiệp người nhật để có thể nhanh chóng thích nghi với văn hóa Nhật Bản.
Chủ động học hỏi : Khi mới vào thường thì 1 năm đầu bạn sẽ được hướng dẫn, nhưng sau đó hãy tự tìm hiểu tài liệu, quan sát đồng nghiệp và đặt câu hỏi thông minh khi cần. Đừng đợi được giao việc, hãy tìm kiếm cơ hội để tham gia. Hãy thể hiện mình là một người ham học hỏi và cầu tiến, điều này sẽ xây dựng hình tượng tốt cho bản thân trong mắt mọi người.
Thích nghi với sự thay đổi: Công nghệ và quy trình làm việc có thể thay đổi so với môi trường tại Việt Nam. Bạn sẽ tiếp xúc với các công nghệ mới hay phải tập làm quen dần với báo cáo kiểu Nhật, những lần đầu có thể bỡ ngỡ nhưng nếu quen rồi thì đây là một trong những cách làm việc hiệu quả mà các công ty Nhật hay sử dụng.
Rèn luyện khả năng quan sát: Đây là một kỹ năng mềm cực kỳ quan trọng trong văn hóa công sở Nhật. Nó có nghĩa là khả năng nhận biết và hiểu được cảm xúc, ý định không lời của người khác từ đó hành động phù hợp với tình hình chung.
Hoạt động bổ sung kiến thức nhỏ tại công ty Nhật
Thích nghi với văn hóa công sở Nhật là một quá trình không dễ cũng chẳng khó, cái khó ở đây là đòi hỏi sự kiên nhẫn, nỗ lực và tinh thần học hỏi không ngừng từ các bạn kỹ sư. 5 lời khuyên trên đây từ nhà VIJA Link chỉ là điểm khởi đầu, nhưng chúng là những yếu tố cốt lõi giúp bạn xây dựng nền tảng vững chắc cho sự nghiệp kỹ sư tại xứ sở mặt trời mọc. Hãy nhớ rằng người Nhật luôn đánh giá cao sự cố gắng và tinh thần cầu tiến. Bằng việc chủ động thích nghi và tuân thủ các quy tắc, bạn không chỉ thành công trong công việc mà còn có một cuộc sống trọn vẹn tại Nhật Bản. Nếu có vấn đề gì thắc mắc hãy inbox ngay cho chúng mình để được tư vấn và hướng dẫn bằng các đường link dưới đây nhé:
+ https://vjl.com.vn/
+ https://trungtamtiengnhat.vn/
+ https://www.facebook.com/toponevijalink
+ https://www.facebook.com/vijalink.vieclamtainhat